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Documents confidentiels: une obligation de conservation puis de destruction

Les entreprises privées et les administrations sont tenues de respecter des règlementations très strictes concernant la gestion des documents confidentiels et ce, qu’il s’agisse de documents comptables, bancaires, fiscaux, commerciaux, sociaux ou relatifs à leurs salariés. Au-delà de leur délai légal de conservation, ces documents doivent être détruits de manière sécurisée selon des normes légales précises.

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La destruction de documents confidentiels : des normes de sécurité strictes à respecter !

 Les règles de destruction sécurisée sont définies par la Norme DIN 32757. Celle-ci compte 5 niveaux de confidentialité : de la Classe 1 pour les documents généraux à détruire en bandelettes de 12 mm de large à la Classe 5 pour les documents Top Secret de nature à nuire à la défense nationale, à détruire en confettis de moins de 10 mm2. Les documents sensibles détenus par les entreprises doivent pour l’essentiel respecter les normes de Classe 3 et 4.

 

A noter : Le non-respect de ces normes pourrait entrainer la responsabilité de l’entreprise en cas de reproduction ou divulgation d’informations, d’usurpation d’identité, d’espionnage économique ou de toute autre utilisation frauduleuse.

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Une traçabilité indispensable sur toutes ces opérations de destruction de documents confidentiels.

 Faire appel à une société extérieure pour assurer la destruction de ces documents dans le respect de la loi offre une sécurité indéniable. En général, le mode opératoire est le suivant :

– Des containers sécurisés sont installés au sein de l’entreprise.

– Ils sont relevés aux dates, convenues contractuellement, par le prestataire de services.

– Ils sont pesés et identifiés grâce à un code barre à leur arrivée sur le site de destruction.

– Les documents sont ensuite broyés dans un local sécurisé auquel n’ont accès que les personnes accréditées.

– Un procès-verbal de destruction est fourni à l’entreprise à la fin de l’opération.

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Cèdre : un process de destruction sécurisée respectant la norme Classe 4

Comme vous pouvez le découvrir, dans notre rubrique Nos solutions : Destruction de Documents, Cèdre peut prendre en charge de A à Z ces opérations de destruction sécurisée. Cèdre vous garantit la traçabilité de ces documents à chaque étape, leur destruction au norme Classe 4 (confettis de moins de 0.3 cm) et l’émission d’un procès-verbal de destruction. Ces opérations peuvent être assurées selon un planning régulier déterminé en amont ou répondre à des besoins ponctuels lors de désarchivages massifs.