Cleaning Days (Journée(s) de nettoyage)

Pourquoi organiser un Cleaning Day ?

Le « Cleaning Day » ou « jour de nettoyage »- au sens littéral – a pour objet d’éliminer tout ce qui est devenu encombrant, obsolète ou hors d’usage au sein de votre entreprise :

• documents confidentiels à détruire
• déchets d’Equipements Electriques et Electroniques (DEEE ou D3E) : téléphones fixe ou portables, ordinateurs, claviers, souris d’ordinateur, imprimantes, processeurs, disques durs, clés USB, casques audios, manettes de jeux vidéos …
• archiver ce qui doit être préservé
• mobilier de bureau (fauteuils, bureaux, chaises, caissons, …)

L’objectif principal est :

• d’éliminer tout ce qui est obsolète : documents, cahiers, classeurs, mobilier de bureau et matériel informatique inutilisés
• et d’archiver tout ce qui doit être préservé.

L’organisation d’un Cleaning Day

Il répond à de nombreux enjeux pour une entreprise et comporte de nombreux bénéfices.
Il permet en effet de :

• fédérer vos équipes, mobiliser vos collaborateurs autour de votre démarche éco-responsable. Tous les membres de l’entreprise sont invités à faire du tri dans leurs armoires, pour ranger, faire le tri, classer et jeter l’inutile – qui sera recyclé.
• sensibiliser vos collaborateurs à des gestes simples, écologiques et économiques.
• retrouver de l’espace dans vos bureaux et sur vos serveurs informatiques et boîtes mails
• rendre l’environnement de travail agréable et plus fonctionnel
• réduire des coûts liés à l’archivage et au stockage en interne
• gagner en productivité : gain de temps et d’efficacité lors des futures recherches et consultations de documents.

PRÉPARATION

La phase préparatoire s’avère primordiale pour réussir son Cleaning Day :

• S’interroger sur les bonnes pratiques de tri de son matériel informatique et de ses documents en prenant connaissance des règles de gestion documentaire (que faut-il archiver ? combien de temps ? etc…). Ces règles peuvent être propres à chaque service ou communes à toute l’entreprise.
• Evaluer son besoin, pour s’assurer d’avoir en quantité suffisante tout le matériel nécessaire à l’archivage des documents (quantités suffisantes sacs, boites d’archives, rolls, collecteurs sécurisés fermés à clé pour les documents confidentiels… )
• Informer et sensibiliser les salariés

JOUR J

• Lancement du Cleaning Day, en créant un évènement RSE convivial : brief collectif partagé, qui peut par exemple se faire par mail, pour donner les consignes et le « top départ » commun de la journée .
• Mise à disposition du matériel nécessaire (sacs, boites d’archives, rolls, collecteurs sécurisés fermés à clé ….)
• Trier :
  • Documents : il s’agit de les répartir selon des critères précis : par typologie de documents, par service, par durée légale de conservation, par utilité d’usage, etc…
    Ces documents existent-il en doublons ? sont-ils encore lisibles ? sont ils obsolètes, leurs délais de conservation légale sont-ils dépassés ? ….
  • D3E-Matériels informatiques et de téléphonie : ordinateurs obsolètes, imprimantes en fin de vie, …
  • Mobilier : y a t-il du mobilier abîmé, non utilisé ? …
• Ranger : classer les documents de manière à les rendre plus facilement accessibles, en profiter pour mettre en place un plan de classement, et/ou réaliser un inventaire
•  Jeter, en déposant vos documents, matériels informatiques, dans les dispositifs mis à disposition.

VALORISATION

• Transport des déchets sur le site dédié au tri et à la destruction
• Valorisation et recyclage
• Traçabilité et reportings disponibles dans votre espace clients