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Cleaning Day : une à plusieurs journées éco-responsables pour trier, classer, réorganiser, jeter, détruire et recycler  en entreprise !

Dossiers empilésvieilles Imprimantes

En quoi consiste un Cleaning Day en entreprise ?

Le « Cleaning Day » ou « jour de nettoyage »- au sens littéral – a pour objet d’éliminer tout ce qui est devenu encombrant, obsolète ou hors d’usage au sein de votre entreprise :

Cette démarche consiste donc à consacrer une journée au tri, à l’archivage de ses dossiers et à une optimisation d’espace et de rangement.

A quel moment organiser un Cleaning Day en entreprise ?

Cette journée conviviale qui permet de désencombrer vos bureaux s’organise généralement périodiquement :

  • 1 à 2 fois par an, par exemple en période de plus faible activité ou durant les congés
  • avant un déménagement
  • avant un réaménagement des espaces de travail.

Pourquoi organiser un Cleaning Day ?

L’objectif principal est :

  • d’éliminer tout ce qui est obsolète : documents, cahiers, classeurs, mobilier de bureau et matériel informatique inutilisés

  • .. et d’archiver tout ce qui doit être préservé.

L’organisation d’un Cleaning Day répond à de nombreux enjeux pour une entreprise et comporte de nombreux bénéfices.
Il permet en effet de :

  • Fédérer vos équipes, mobiliser vos collaborateurs autour de votre démarche éco-responsable. Tous les membres de l’entreprise sont invités à faire du tri dans leurs armoires, pour ranger, faire le tri, classer et jeter l’inutile – qui sera recyclé.
  • Sensibiliser vos collaborateurs à des gestes simples, écologiques et économiques.
  • Retrouver de l’espace dans vos bureaux et sur vos serveurs informatiques et boîtes mails
  • Rendre l’environnement de travail agréable et plus fonctionnel
  • Réduire des coûts liés à l’archivage et au stockage en interne
  • Gagner en productivité : gain de temps et d’efficacité lors des futures recherches et consultations de documents

Comment organiser un Cleaning Day ?

Un Cleaning Day s’organise en 3 phases :

En amont de la journée de tri : PHASE PRÉPARATION

La phase préparatoire s’avère primordiale pour réussir son Cleaning Day :

  • S’interroger sur les bonnes pratiques de tri de son matériel informatique et de ses documents en prenant connaissance des règles de gestion documentaire (que faut-il archiver ? combien de temps ? etc…).
    Ces règles peuvent être propres à chaque service ou communes à toute l’entreprise.
  • Evaluer son besoin, pour s’assurer d’avoir en quantité suffisante tout le matériel nécessaire à l’archivage des documents. Il est indispensable d’avoir en quantités suffisantes sacs, pilon, boites d’archives, rolls, collecteurs sécurisés fermés à clé pour les documents confidentiels (RH, finances…)
  • Informer et sensibiliser les salariés

Pendant : PHASE JOUR J

  • Lancement du Cleaning Day, en créant un évènement RSE convivial : brief collectif partagé, qui peut par exemple se faire par mail, pour donner les consignes et le « top départ » commun de la journée .
  • Mise à disposition du matériel nécessaire (sacs, boites d’archives, rolls, collecteurs sécurisés fermés à clé ….)
  • Trier :
    • Documents : il s’agit de les répartir selon des critères précis : par typologie de documents, par service, par durée légale de conservation, par utilité d’usage, etc…
      Ces documents existent-il en doublons ? sont-ils encore lisibles ? sont ils obsolètes, leur délais de conservation légale sont-ils dépassés ? ….
    • D3E-Matériels informatiques et de téléphonie : ordinateurs obsolètes, imprimantes en fin de vie, …
    • Mobilier : y a t-il du mobilier abîmé, non utilisé ? …
  • Ranger : classer les documents de manière à les rendre plus facilement accessibles, en profiter pour mettre en place un plan de classement, et/ou réaliser un inventaire
  •  Jeter, en déposant vos documents, matériels informatiques, dans les dispositifs mis à disposition.

Après : PHASE AVAL

  • Transport des déchets sur le(s) site(s) dédié au tri et à la destruction
  • Traçabilité et reportings disponibles dans votre espace clients

Cèdre s’occupe de tout : Cèdre vous accompagne à chaque étape dans l’organisation et la réalisation de votre Cleaning Day :

  • étude du besoin/étude technique,
  • mise à disposition
    • de supports de communication, pour annoncer le Cleaning Day,
    • des outils de sensibilisation des salariés, pour communiquer en amont de l’opération,
    • d’une équipe dédiée pour le suivi et le pilotage de l’événement,
    • du matériel nécessaire (bacs de tri, caissons sécurisés pour documents confidentiels, bennes pour le mobilier de bureau, rolls, etc.).
  • recyclage des déchets dans le respect des normes en vigueur et en privilégiant les circuits courts de valorisation (recyclage en France et île-de-France quand possible)

 

Pour plus de renseignements ou pour mettre en place votre Cleaning Day, contactez-nous !